Was sind die verschiedenen Arten der Dokumenten-Zurückhalten-Anforderungen?

Geschäftseigentümer und Einzelpersonen geraten häufig, Standarddokumentenzurückhaltenanforderungen für Geschäft, Steuer und zugelassene Zwecke zu folgen. Die Zeitspanne erfordert abhängt von der Art des Dokuments fraglich h. Einige Anforderungen für das Behalten der Geschäftsdokumente können wie ein Jahr so kurz sein oder solange unbestimmt. In den Vereinigten Staaten gibt es empfohlene Bundeszurückhaltenanforderungen sowie Zustandzurückhaltenanforderungen, und in einigen Fällen widersprechen diese. Es gibt auch Dokumentenzurückhaltenanforderungen, die für Geschäftsakten spezifisch sind und andere, die Steueraufzeichnungen adressieren.

Geschäftsakten müssen vom Sekretär einer Korporation oder des Inhabers eines Kleinbetriebs während eines Zeitabschnitts häufig gehalten werden festgestellt durch die regionalen und staatlichen Rechte. Der Grund ist, dass Kunden und andere das Geschäft klagen können, und jene Aufzeichnungen können als Teil des Entdeckungprozesses in einem Zivilprozeß vorgeladen werden. Er kann von der Regierung wegen eines Strafprozesses gegen die Geschäftseigentümer oder die Firma auch ergriffen werden. Einige Geschäftsakten müssen entsprechend Gesetzen in einigen Jurisdiktionen, wie Unternehmensverordnungen und Briefen zu den Immobilien unbestimmt gehalten werden, die das Geschäft besitzt. Beispiele der Aufzeichnungen, die nach drei Jahren häufig entledigt werden können, umfassen Kontenabstimmungaussagen, Warenbestandaufzeichnungen und Beschäftigunganwendungen.

Es gibt auch Dokumentenzurückhaltenanforderungen, da sie Steueraufzeichnungen betreffen. Z.B. empfiehlt der Staatseinkünfte-Service in den Vereinigten Staaten, dass Beschäftigungsteueraufzeichnungen für mindestens vier Jahre nach der ursprünglichen Abgabefrist der Steuererklärung gehalten. It’s empfahl häufig, dass Vermögenssteueraufzeichnungen unbestimmt gehalten. Nach der Archivierung der Steuererklärung, andere Steueraufzeichnungen, wie ein Anspruch für eine Steuerrückzahlung, nachdem Steuern archiviert, sollten für mindestens drei Jahre gehalten werden oder, wenn die Einzelperson Steuern verdankt. Steuerexperten raten häufig Steuerzahlern, Aufzeichnungen für sieben Jahre zu halten, nachdem sie archiviert, um zu garantieren, dass sie nicht abhängig von einer Steuerprüfung sind, die nach der Archivierung ihrer Steuererklärungen auftreten kann viele Jahre.

Vorbereitung und Planung für Prozesse oder Schutz im Falle eines Prozesses sind andere Gründe, warum Einzelpersonen Standarddokumentenzurückhaltenanforderungen folgen. Es empfohlen, dass Einzelpersonen auf bestimmte Aufzeichnungen unbestimmt zu den zugelassenen Zwecken, einschließlich lebenswichtige Aufzeichnungen wie Geburtsurkunden und Annahmepapiere halten. It’s empfahl häufig, dass Pächter Mieten halten, bis das Verjährungsgesetz abläuft, das bedeutet, dass der Hauswirt oder der Pächter einen Prozess nicht mehr archivieren können, der auf der Miete basiert.