Was ist Aufzeichnungs-Management?

Aufzeichnungsmanagement (RM) ist ein Prozess für die Behandlung der Aufzeichnungen von der Zeit, die sie zum Punkt verursacht werden, wenn sie entledigt werden müssen. Leute, die Aufzeichnungsmanagement üben, haben normalerweise akademische Grade und fachkundiges Training in diesem Feld, einschließlich die Ausbildung für spezifische Arten von Industrien und von Geschäften. Für große Anstalten können handhabenaufzeichnungen ein Ganztagsjob für einen großen Personal sein, während kleinere Organisationen auf einem Sekretär oder einem Büroassistenten beruhen können, zum ihrer Aufzeichnungen zu behandeln.

Ein gut-eingeführtes Aufzeichnungsmanagementsystem beginnt im Augenblick der Kreation, mit einem standardisierten System für Aufzeichnungskreation, die entworfen ist, um Aufzeichnungen gleich bleibend, und einfach zu bilden nützlich, zurückzugreifen. Diese Standards treffen auf alles von zu, wie die Aufzeichnung formatiert wird zu, wie Informationen nach innen vorgelegt werden. Sobald verursacht, trägt eine Aufzeichnung ein Aufzeichnungsmanagementsystem ein, in dem sie geloggt, überwacht und aufrechterhalten wird.

Wenn jemand Zugang zu einer Aufzeichnung benötigt, erlaubt das System, dass der Satz gefunden wird. Indexeinträge können benutzt werden, um zu bestätigen, dass eine Aufzeichnung und zu bilden Anmerkungen komplett ist über, wie und wann die Aufzeichnung benutzt wurde. Das System kann auch benutzt werden, um Gebühren für zurückgreifende Aufzeichnungen, ein Handelsbrauch festzusetzen, wenn Leute Kopien ihrer Aufzeichnungen wünschen. Am Ende des nützlichen Lebens der Aufzeichnung, kann es durch die Archivierung, Zerstörung oder andere Mittel entledigt werden.

Aufzeichnungen unter Management können die digitalen oder reellen Sätze und manchmal eine Mischung von beiden umfassen. Während mehr Firmen zu einem Format des ohne Papierbüros transitioned, hat der Teil dieses Prozesses die Digitalisierung der reellen Sätze und die Festlegung der Datenbanken umfaßt, die den Rekordmanagementsystemsraum des Büros geben zu wachsen.

Ein kritischer Aspekt des Aufzeichnungsmanagements ist Befolgung der allgemein anerkannten Standards für die Industrie, sowie das Gesetz. Medizinische und zugelassene Aufzeichnungen z.B. müssen aus Privatlebengründen kontrolliert sein, während Abrechnungssätze Buchhaltungstandards befolgen müssen. Leute, denen arbeiten mit und Handgriffaufzeichnungen Training in der archivalischen Praxis empfangen, Sicherheit und notieren Organisation, damit sie effektiv und leistungsfähig arbeiten können.

Leute mit höheren Abschlüssen auf den Gebieten in Bezug auf Aufzeichnungsmanagement haben zahlreiche vorhandene Beschäftigungsmöglichkeiten. Diese schließen handhabende umfangreiche Archive und Aufzeichnungen ein, arbeiten mit Organisationen, die Standards und Praxis für Rekordwächter entwickeln, und unterstützen mit dem Entwurf von Software verwendet im Aufzeichnungsmanagement. Praktiker, die höhere Abschlüsse ermangeln, können haben Beschäftigungsmöglichkeiten, sogar mit umfangreicher Erfahrung, abhängig von den Arten der Aufzeichnungen begrenzt, die sie behandeln möchten.