Was ist Dokumenten-Automatisierung?

Dokumentenautomatisierung ist der Prozess, durch den Computerdokumente in einer halbautomatischen Art und Weise erstellt. Diese Art von Software verwendet allgemein durch Geschäfte, juristische Personen und jedermann, die eine große Auswahl der Dokumente produziert. Ein Dokument erstellt im Allgemeinen, indem man eine Schablone mit Fragen und Bereichen verwendet, die leicht ausgetauscht werden und geändert werden können. Wenn gut für einige Anwendungen, andere, findet, dass Dokumentenautomatisierung nicht das ist, das in der Dokumentenproduktion nützlich ist.

Dokumentenautomatisierungsanfänge mit einer Schablone. Z.B. wenn einer zugelassenen Firma abgeschlossen, um eine Miete aufzuschreiben, benutzt eine Leasingdokumentenschablone. Diese Schablone hat den ganzen erforderlichen Text, zum es des Beamten, zusammen mit Bereichen zu bilden, in denen die Firma schnelle Änderungen vornehmen kann, um die Schablone für die spezifischen Notwendigkeiten des Klienten besonders anzufertigen.

One-way, den diese Änderungen in der Dokumentenautomatisierung vorgenommen, ist durch Fragen. Diese Fragen ausgerichtet auf die Form oder die Schablone er und gebildet, also geändert die Form sofort für die client’s Notwendigkeiten. Eine Frage über ein Darlehensdokument z.B. konnte sein, ob das Darlehen, 10, 20 oder 30 Jahre zu dauern ist. Alle Bereiche, in denen diese Informationen anwendbar sind, geändert zur Koordinate mit der gegebenen Antwort.

Es gibt auch Bereiche, in denen der Verfasser Text schnell ändern kann. Dieses ist häufig am benutztesten, den client’s Namen und die Kontaktinformationen auszufüllen. Drop-Down-Menüs, die auf lagerschreibensbeispiele anzeigen, können auch benutzt werden. Grafiken können auch in der Lage sein manipuliert zu werden, besonders wenn das Dokumentenautomatisierungsprogramm für Geschäfte gebildet, weil ein Geschäft wahrscheinlich sein Firmenzeichen dem Dokument hinzufügen wünscht. Indem es einen Bereich, in dem Grafiken addiert werden und geändert werden können, das Geschäft kann ein Firmenzeichen mit gerade einigem Klicken hinzufügen hat.

Dokumentenautomatisierung gebildet im Allgemeinen entweder als allein stehendes Programm oder Zusatz. Dieses erlaubt dem Benutzer, mit seinem oder Lieblingsprogramm zu haften und die Automatisierungsfunktionen für Dokument gerade zu benutzen oder verwendet ein vollständig anderes Programm, das Eigenschaften haben kann anderer Programmmangel. In jedem Fall muss der Computer des Benutzers in der Lage sein, das Gedächtnis zu behandeln und Verarbeitungsnotwendigkeiten des Programms, wenn die Versammlungs-Software, richtig zu arbeiten ist.

Die meisten Firmen finden Dokumentenversammlungs-Software, um nützlich zu sein, aber es gibt einiges, das nicht wird. Wenn eine Firma Handschrift jedes Dokument eingeweiht und jedes unterschiedlich bildend, dann, den Prozess ist zu automatisieren nicht nützlich. Wenn die Masse der gebildeten Dokumente nicht an einer Form angewendet werden kann, weil jedes das unterschiedliche Wesentliche ist, dann ist Dokumentenautomatisierung auch nicht nützlich.