Was ist Dokumenten-Management?

Geschäfte und andere Organisationen, sowie Einzelpersonen, die viele Informationen bearbeiten, die Notwendigkeitsdokumentenmanagementsysteme zum zu archivieren, sichern, zurückholen kholen und teilen diese Informationen. Dokumentenmanagement ist ein organisiertes System, das methodisch Dokumente und die Daten innerhalb sie verarbeitet, speichert und zurückgewinnt. Für Hardcopy oder Papierdokumente kann der Prozess als ein Dateisystem einfach gekennzeichnet.

Dokumentenmanagement ist eine zeitgenössischere Version, die normalerweise elektronische Produktion, Lagerung und Wiederherstellung der Dokumente und anderer Akten mit.einbezieht und bietet sicheren Zugang zu denen, die Abstand haben. Neben typischen Dokumenten wie Textdateien oder gescannte Kopien der Papierdokumente, kann Dokumentenmanagement die Audio- und videoakten, die eMail, die Telefax, die Reports, die Fotos, die Güsse, die Grafiken und andere Bilder auch umfassen.

Dokumentenmanagement-Software verursacht in der Bemühung, „ohne Papier“ Büros einzuführen. Nach der Realisierung, dass dieses Geschäftsmodell unmöglich zu vervollkommnen war, anfingen neuere Modelle e, Papier- und elektronisches Dokumentenmanagement zu integrieren. Da anwesende verschiedene Notwendigkeiten der Organisationen, Dokumentenmanagementsysteme spezifisch, bestimmte Aspekte der sortierenden und handhabeninformationen zu adressieren entworfen.

Ein Beispiel ist das Bankwesen. Derzeit anstatt, annullierte Überprüfungen zusammen mit Bankauszügen zu senden, erstellen Bänke digitale Minikopien von den Überprüfungen und ausdrucken sie ie, wie gebraucht. Die Bank hält auch eine Kopie für seine Aufzeichnungen. Die tatsächlichen Überprüfungen können in einer sicheren Position für Unterstützung im Falle der Computerstörung oder der verdorbenen Daten zerstört werden oder gehalten werden.

Ein anderes gutes Beispiel ist Werbebüros. Eher als using den erstklassigen Raum, zum auf Storyboards- und Darstellungsmaterialien zu halten, können diese Einzelteile zu digitale Daten gemacht werden. Eine gesamte Werbekampagne kann in einige Akten oder in Faltblätter umgewandelt werden, die auf dem Computer gespeichert, der später erreicht werden kann, verteilt werden oder gedruckt werden, wie gebraucht.

Dokumentenmanagement kann jede mögliche Büroumwelt effektiv rationalisieren. Indem er einstuft und bequem Informationen speichert, und leicht sie zugänglich bildet, hilft dieser Prozess Angestellten, leistungsfähiger zu arbeiten. Dokumentenmanagement spart nicht nur Raum und Zeit aber Geld außerdem. Weil es soviel leistungsfähiger als typische Dateisysteme ist, kann es Druck an dem Arbeitsplatz auch verringern.