Wie wähle ich das beste Kaufauftrag-System?

Ein Kaufauftragsystem ist die Reihenfolge von Schritten, die eine Einzelperson durchmachen muss, um den Erwerb von Waren und von Dienstleistungen für Firmagebrauch zu fordern. Diese Systeme zur Verfügung stellen eine Prüfliste für die Spurhaltung der Bewegung der company’s Finanzquellen. Mehrfache Systeme existieren im betrieblichen Umfeld für die Systeme. Die meisten ihnen Fokus auf der Buchhaltung und internen dem Dokumentensystem einer Firma. Das Vorwählen des besten Kaufauftragsystems erfordert in Betracht einiger Faktoren in Bezug auf company’s Geschäftssysteme.

Geschäftseigentümer und Manager sollten entscheiden, ob sie ein Handbuch oder automatisiertes ein Kaufauftragsystem benutzen möchten. Manuelle Systeme umfassen allgemein den Gebrauch eines Papiernotizbuches, das der Reihe nach nummerierte Kaufaufträge enthält. Ein Angestellter ergänzt die Form, die gewöhnlich Verkäufer, Preis, Quantität, Beschreibung und Buchhaltungcode erfordert, vor der Unterbreitung er für Zustimmung. Diese Dokumente umfassen normalerweise einen Durchschlag, der auf Akte gehalten. Arbeiten eines automatisierte Systems ähnlich, ausgenommen Angestellte die company’s Geschäfts- oder Buchhaltung-Software benutzen und ein elektronisches Kaufauftragdokument ergänzen.

Die Zahl Kaufaufträgen, die eine Firma durch seine Normalbetriebe erzeugt, spielt eine große Rolle, wenn sie ein Kaufauftragsystem vorwählt. Using ein manuelles System langwierig werden und ergibt verlorenes Dokument, Angestellte kann zu veranlassen, den Kaufauftrag neu zu erstellen. Zusätzlich müssen Firmen diese Dokumente für einige Jahre, abhängig von anwendbarem Bundes- oder Landesgesetzen gewöhnlich speichern. Ein automatisiertes Kaufauftragsystem kann einige dieser Probleme vermindern, obgleich das Lernen und die Anwendung der computergesteuerten Version mehr Training nehmen können.

Andere Faktoren, zum zu betrachten wann, ein Kaufauftragsystem vorwählend, sind die Zahl den Angestellten, die Kaufaufträge verwenden und die Position des company’s Einkaufsbüros. Das Erlauben mehreren Angestellten, auf Kaufaufträge zurückzugreifen und zu verursachen kann Firmen an Hand erfordern, mehr Papierdokumente oder mehr Benutzernamen zu haben, zum auf des Kaufauftragmoduls zurückzugreifen. Große Organisationen haben häufig einen Einkaufsabteilungs- oder Beschaffungsmanager, zum des Kaufauftrags zu behandeln, wenn sie Aufträge vergeben. Haben der mehrfachen Einzelpersonen zu drehen in den Kaufaufträgen kann einen Überlauf der Informationen in der Einkaufsabteilung verursachen. Firmen können Zugang im Kaufauftragsystem begrenzen müssen, um diese Ausgabe zu vermeiden.

Firmen müssen auch betrachten, wie Kaufaufträge in die Buchhaltung fließen. Einzelpersonen in der Buchhaltung müssen in der Lage sein, auf das System leicht zurückzugreifen, um Kaufaufträge vor Lohnlisten zu wiederholen. Revisoren benötigen auch Zugang, festzustellen, wie die Informationen die Firma durchfließen. Die Unfähigkeit, den Kaufauftrag durch jeden Schritt im System aufzuspüren kann Änderungen zum Dokument ergeben, das einen bedeutenden Teil des company’s Kassenhaltungsprozesses kompromittiert.