Was tut ein General Administrator Do?

Ein allgemeiner Verwalter ist alias ein Bürovorsteher oder ein Verwaltungsmitarbeiter. Während Arbeitsbeschreibungen ein wenig durch Firma schwanken, kann der allgemeine Verwalter für die Behandlung aller Korrespondenz, antwortende Telefonleitungen verantwortlich sein und Mitteilungen nehmen und Reports und andere Zentraleaufgaben vorbereiten. In einigen Fällen können allgemeine Verwalter fachkundiges Training benötigen, einige dieser technischen Büroumwelt der Aufgaben innen abzuschließen in hohem Grade -. Der Ausdruck ist für Bürojobs in den Englisch sprechenden Ländern außerhalb Nordamerikas allgemein am verwendetsten.

Eine der Primärverantwortlichkeiten eines allgemeinen Verwalters ist, alle Korrespondenz zu behandeln, ankommende Post nicht nur gelangt überprüfen und sie sicherstellen an die passende Person, aber an auch schreibenkorrespondenz für abgehende Post. Einige allgemeine Verwalter können zur Post gehen müssen, die Post aufzuheben, aber häufig geliefert die Post an eine zentrale Position in einem Büro für weitere Verteilung. Diese Aufgabe ist zu vielen Geschäften lebenswichtig wichtig, die Angebote oder andere Dokumente haben konnten, die unter festen Stichtagen überprüft werden müssen.

In irgendeiner Büroumwelt ist ein allgemeiner Verwalter für das Vorbereiten von Reports in einer Vielzahl der Software-Plattformen verantwortlich. Folglich erfordern diese Positionen ein gutes Verständnis von Büro-Software, einschließlich die Produkte, die für die Textverarbeitung, die Verteilungsbögen und die Diadarstellungen benutzt. Häufig ist der allgemeine Verwalter für das Nehmen der rohen Informationen und das Setzen sie in ein Format verantwortlich, das anziehend und ansehnlich ist. Eine Aufsichtskraft einverstanden ist normalerweise mit der Fertigware, bevor sie ausgesendet.

Mit dem Aufkommen der direkten Verlängerungen und des Voicemails, vermindert der Job eines allgemeinen Verwalters betreffend die antwortenden und bringentelefonanrufe ein wenig in den meisten Büros. Es gibt Zeiten jedoch wenn um den Angestellten ersucht werden kann, um Telefone für den Chef oder andere Hauptleiter zu beantworten. Einige Angelegenheiten können möglicherweise nicht in der Lage sein zu warten und es ist bis zum Verwalter, zum der Situation zu verstehen und mit einer passenden Antwort aufzukommen. Weiter bevorzugen einige Hauptleiter dass Anrufe eines Front Officepersonenschirm-Telefons, bevor sie durch sie senden.

Eine andere Weise, in der allgemeine Verwalter administrative Unterstützung anbieten können, ist durch Datenbankverwaltung. Z.B. wenn die Firma Mitgliedschaft hat oder eine Verkaufsliste führen muss, ist dieses eine Aufgabe, die auf den allgemeinen Verwalter fallen kann. Es ist bis zu dieser Person, zum sicherzustellen, dass die Datenbank nicht veraltete Informationen, zwecks zuverlässigen Kontakt mit Klienten zu pflegen hat.

In einigen Büros ist der allgemeine Verwalter auch für Einstellung und das Beibehalten des Zeitplanes einer oder mehrerer Hauptleiter verantwortlich. In dieser Situation gründet der Verwalter Sitzungen, bestätigt Verabredungen und versucht, den Tag auf Zeitplan so viel wie möglich zu halten. Dieses kann das Ordnen von Spielraumplänen auch einschließen.