Was tut eine Akten-Sekretärin?

Eine Aktensekretärin ist für das Schützen und die Instandhaltung der Akten einer Firma verantwortlich. Der Teil eines Jobs der Aktensekretärin ist, ein Dateisystem zu verursachen, das leistungsfähig intuitiv ist, Inline-- mit den Notwendigkeiten der Firma und an jedermann, das regelmäßigen Zugang zu ihm benötigt. Eine Aktensekretärin kann verantwortlich auch gehalten werden für den Transport der Dokumente von den Abteilungen zum Dateisystem und sie sammeln und organisieren, während sie erscheinen. Formen, Empfänger, Korrespondenz und Karten sind gerade einige der Einzelteile, die Aktensekretärinnen erwartet, zu behandeln.

Das System des Sortierens abhängt von den Notwendigkeiten einer Firma. Einige Geschäfte können ihre Akten benötigen alphabetisch, numerisch oder, die vom Thema organisiert. Andere konnten ein anderes sortierendes System, wie bis zu Datum bevorzugen. Unabhängig davon die Weise, in der Akten sortiert, müssen Aktensekretärinnen sein, Firmaangestellte mit Dokumenten schnell zu versehen, wenn sie erforderlich sind.

Während Aktensekretärinnen traditionsgemäß mit Papierarchiven und Faltblättern gearbeitet und ihre Jobs using ein System der Aktenschränke und der Speicherkapazität durchgeführt, technologisch geändert den Job. Aktensekretärinnen können jetzt erfordert werden, Computerfähigkeiten zu haben, da viele Dokumente jetzt auf einer elektronischen Datenbank digitalisiert und sortiert. Eine Aktensekretärin kann auch erfordert werden, spezielle Fähigkeiten wie das Arbeiten mit Mikrofilm zu erhalten, wenn eine Firma es vorzieht, Dokumente auf diese Art zu bearbeiten.

Als Teil der Instandhaltung archiviert und Aufzeichnungen, müssen Aktensekretärinnen Aufzeichnungen regelmäßig aktualisieren, um Änderungen zu reflektieren und Aufzeichnungen zu beschneiden oder zu ändern, die die alten oder falschen Informationen enthalten. Zusätzlich müssen alle Aufzeichnungen erklärt werden und ihre Positionen im System müssen überprüft werden, damit keine Akte verloren oder verlegt. Normalerweise können Aktensekretärinnen dieses erzielen, indem sie die Dokumente kodieren.

Aktensekretärinnen arbeiten hauptsächlich in den Industrien, die Dienstleistungen erbringen. Die Gesundheitspflegeindustrie z.B. hat eine bedeutende Notwendigkeit an den Aktensekretärinnen, die helfen können, geduldige Aufzeichnungen beizubehalten. In den Industrien diese mögen, ein Job der Aktensekretärin ist unentbehrlich. Genauigkeit ist von größter Wichtigkeit, da die falschen Informationen, die innerhalb einer Akte enthalten, zur Gesundheit eines Patienten schädlich sein können.

Die pädagogischen Anforderungen für das Stehen einer Aktensekretärin können leicht entsprochen werden für die meisten. Im Allgemeinen sind eine School-Ausbildung mit einer Bereitwilligkeit, ausgebildetes am Arbeitsplatz stattfindendes zu sein für Beschäftigung genügend. Jedoch kann das Nehmen von Hochschulkursen auf Geschäft, das Schreiben, die Computer und Englisch Bewerbern helfen, heraus unter anderem zu stehen. Ein Gehalt der Aktensekretärin abhängt groß davon, wo sie und die Firma liegt, für die sie arbeitet.