Was ist Dokumenten-Darstellung-Software?

Dokumentendarstellung-Software ist eine Anwendung, die im Dokumentenmanagement an Weißbuchdokumente zum digitalen Format gewöhnt ist. Scanner benutzt zu den Eingangsdokumenteninformationen und dann zu den Namen der Dokumentendarstellung-Software gewöhnlich und sichern die Dokumente, verwenden optische Zeichen- Anerkennung (OCR), um sie auffindbar und editable zu bilden und archivieren sie. Dokumentendarstellung-Software kann mit Multifunktionsperipherie integriert werden, (MFPs) also kann die Software Dokumente bearbeiten, während they’re scannte.

Häufig umfaßt Dokumentendarstellung-Software eingebaute Eigenschaften, um das Redigieren der gespeicherten Dokumente zu rationalisieren und zu steuern. Einige Anwendungen umfassen die Fähigkeit, ein Dokument heraus zu überprüfen, um zu garantieren, dass nur ein Benutzer ein Dokument auf einmal redigieren kann. Die Software kann Zustimmungsprozesse auch erleichtern, also angewendet Änderungen nicht an den Dokumenten n, bis spezifizierte Verwalter sie genehmigen.

Die Software kommt normalerweise mit seiner eigenen grafischen Benutzerschnittstelle für die Speicherung und das Lokalisieren der Akten. Schnittstellen können Drag-and-dropfähigkeiten umfassen und die Suchmaschinen manchmal enthalten, die denen ähnlich sind, die verwendet, um das Internet zu suchen, also Benutzer kann Akten schnell und leicht lokalisieren. Die Dokumente, die in der Software gespeichert, können gedruckt werden, gemailt werden und digital gefaxt werden. Etwas Software erlaubt Benutzern, Dokumente using eingebaute kommentierende Eigenschaften zu kommentieren.

Dokumentendarstellung-Software umfaßt häufig die Fähigkeit der Integrierung der Dokumente mit anderen Programmen. Dokumente können im beweglichen Dokumentaufbau und (PDF) Microsoft® in den Büro-kompatiblen Formaten gesichert werden, und Bilder können in Formate wie JPEG und tiff exportiert werden. Daten können in Textverarbeitungsdokumente und -verteilungsbögen auch kopiert werden und geklebt werden.

Viele Geschäfte benutzen Dokumentendarstellung-Software für seine Sicherheitsmerkmale. Benutzer können erlaubt werden, oder verweigerter Zugang zu bestimmten Akten auf Benutzerprivilegniveau basieren, und Akten können für das Redigieren verschlossen sein oder redigieren können Zustimmung erfordern, bevor sie an den Dokumenten angewendet. Zusätzlich zur Lieferung von Sicherheit, indem sie Zugang zu und das Ändern der Dokumente steuert, zur Verfügung stellt Dokumentendarstellung-Software Geschäftssicherheit, weil digitale Akten, anders als Papierdokumente, leicht sein können und regelmäßig unterstützten. Dieses lässt Geschäfte Dokumente im Falle der verhängnisvollen Ereignisse wie Feuer oder Flut schützen.

Digital-Darstellung-Software hat auch einigen anderen Nutzen. Zusätzlich zur Lieferung der erhöhten Sicherheit, sparen digitale Akten Speicherkapazität. Dateien sind bereitwillig zugänglich und einfacher als Papierdokumente, besonders für die großen, zerstreuten Arbeitsgruppen zu teilen. Software, die automatische Archivierungsfähigkeiten umfaßt, kann Verwaltungskosten auch sparen. Da die meisten Dokumente schließlich elektronisch benutzt, liefert Archivierung und die Speicherung sie im elektronischen Format Durchgang, vereinigt Arbeitsflüsse und spart Zeit.