Was ist eine weiche Kopie?

Eine weiche Kopie ist eine elektronische Kopie eines Dokuments. Sie kontrastiert zu einer Hardcopy, zu einem Dokument, das auf Papier ausgedruckt werden oder zu einem anderen Mittel. Weiche Kopien sind einfach, zu bringen, sich zu verteilen, zu teilen und zu manipulieren - alle möglichen Beeinträchtigungen oder Vorteile, abhängig von dem betroffenen Dokument. Sie können auch benutzt werden, um Hardcopys zu erzeugen, indem sie eine Kopie des Dokuments ausdrucken. Viele ohne Papier oder niedrig-vergeuden Büros bauen schwer auf weiche Kopien für die Mitteilung und das Teilen von Informationen.

Weiche Kopien können in einer Vielzahl der Textverarbeitungsprogramme gewöhnlich geöffnet werden. Für addierte Sicherheit kann ein Dokument in einem gelesenen nur Format gesichert werden. Dieses erlaubt Leuten, es anzusehen, aber die weiche Kopie nicht zu ändern. In den Fällen wo Leute über die Daten betroffen werden, die von den Leuten geändert werden oder manipuliert sind, die Zugang zur Akte haben, kann diese nützlich sein. Einige Programme behalten auch Änderungsmaschinenbordbücher bei und erlauben Leuten, die Änderungen aufzuspüren, die am Dokument vorgenommen werden und schalten sie um, wenn sie gewünscht werden, das Dokument zu einem vorherigen Punkt wieder herzustellen.

Leute mit weichen Kopien können sie über eMail senden, sie über einem Netz bringen, oder sie auf eine Diskette oder ein bewegliches Festplattenlaufwerk setzen, um zu teilen. Diese Vielzahl der Techniken für Verteilung kann nützlich sein und kann Büros Unkosten wie Telefaxmaschinen und -eilboten beseitigen lassen. Weiche Kopien nicht im Allgemeinen haben durchaus die gleiche zugelassene Stellung wie Hardcopys wegen des Potenzials für Änderung, aber sie können für die meisten Tätigkeiten in einem Büro, einschließlich Sachen wie Entwürfe der weichen Kopie eines Vertrages für das Redigieren hin und her senden benutzt werden und Zustimmung, wenn die Leute sorgfältig wiederholen die Hardcopy, bevor sie unterzeichnen, zum sie sicherzustellen, enthält die Änderungen, die sie wünschen.

Weiche Kopien können für Sachen wie Darstellungen auch benutzt werden, mit Leuten hat irgendeine, die elektronisch das Dokument also jeder verteilt, eine Kopie oder das Anzeigen sie auf einem Schirm an einer Darstellung oder an einem Ereignis. Die Fähigkeit zu bilden redigiert bis zum letzten kann für Leute nützlich sein, die Zeit wünschen, ihre Darstellungen zu vervollkommnen und die letzte Änderungen vornehmen müssen können, um ändernde Informationen und andere Ausgaben unterzubringen. Der Lehrer Speicher-Klassenzimmermaterialien häufig in der Form der weichen Kopie also sie können sie bereitwillig ändern und sie wiederverwenden zu den Lektionen.

Für Büros, in denen Raum eine Hauptbetrachtung ist, kann das Gehen völlig oder meistens elektronisch konferieren bedeutender Nutzen. Leute können Berichtmaterialien in der weichen Kopie und das Erzeugung der großen Volumen Papiers zu vermeiden, die Lagerung erfordern. Wenn Sicherheit ein Interesse ist, können elektronische Sicherheitsmaßnahmen hergestellt werden, umso viel Schutz zu bieten, wie möglich zu den weichen Kopien. Dieses kann Werkzeuge wie Fernunterstützungen mit einschließen, um Kopien im Falle der Feuer, der Viren und anderer Probleme zu speichern.