Was ist ein Dokumenten-Management-System?

Ein Dokumentenmanagementsystem ist ein Programm, das verwendet, um die Dokumente zu speichern und zu steuern Gebrauch einer Firma. Vor dem Aufkommen der Computer, war ein Dokumentenmanagementsystem einfach ein Prozess der Archivierung der Hardcopydokumente einer Firma, wie Kaufaufträge, Technikänderungen und Diagramme, in einem systematischen Auftrag, um Wiederherstellung einfacher zu bilden. Alias DMS, die allgemeinste Art des Dokumentenmanagementsystems ist heute elektronisch.

Ein Managementsystem des elektronischen Dokuments ist ein Computerprogramm, das Firmaaufzeichnungen registriert und speichert. Dieses lässt Informationen zu anderen Geographie elektronisch überschreiten, ohne zu müssen zu drucken, zu verschicken oder Telefax. Ähnlich zufriedenen Managementsystemen, die häufig am benutztesten sind, Verfahren oder Arbeitshandbücher zu speichern, speichert ein Dokumentenmanagementsystem die Informationen über elektronische Bilder, also können die elektronischen Dokumente von vielen Angestellten gleichzeitig erreicht werden.

Für Dokumente, die nicht zuerst in der elektronischen Form sind, benutzt Dokumentendarstellungscannen-Software, um die Papierkopie in elektronische Bilder umzuwandeln. Die elektronischen Bilder gespeichert dann auf einem Computer, bis benötigt. Anderer Gebrauch für ein Dokumentenmanagementsystem ist Sicherheit und Befolgung.

Sicherheitsmerkmale umfassen Kennwortschutz, „Read-only-“ Zugang und Disaster Recovery. Kennwortschutz verwendet, um nicht autorisierte Benutzer an den vertraulichen Akten der Betrachtung zu verhindern. Die meisten Dokumentenmanagementsysteme erlauben Benutzern, durch Profil gegründet zu werden und in der Lage sind nur, die Akten anzusehen, die auf ihrem Profil bezogen. Z.B. in der Lage sein ein Benutzer, der unter einem Kundenprofil gegründet, Bilder der Kaufaufträge oder der Preisabkommen anzusehen, sobald er sein Kennwort eintrug, aber in der Lage sein nicht, Bilder der Technikunterlagen wie mechanisches Zeichnen anzusehen.

Das „Read-only-“ Zugangs-Sicherheitsmerkmal erlaubt, Benutzern, Dokumente anzusehen aber verhindert alle mögliche Änderungen. Diese Art des Zugangs ist für Angestellte nützlich, die Daten für Projekte erforschen müssen können, aber hat nicht die Ermächtigung, zum von Änderungen zu bilden. Disaster Recovery ist ein anderes wichtiges aber hoffnungsvoll nie benötigtes Sicherheitsmerkmal der Dokumentenmanagementsysteme. Sicherungsdateien oder off-site Computer benutzt gewöhnlich, damit im Falle der Feuer, der Fluten oder anderer Arten Naturkatastrophen, Aufzeichnungen aller Firma sicher sind.

Befolgung ist ein anderer Aspekt der meisten Dokumentenmanagementsysteme. Für in US-Besitzfirmen erfordert die Sarbanes-Oxley Tat oder der SOX, während auf es häufig bezieht, Befolgung zu den Rekordzurückhaltenregelungen. SOX definiert, welche Arten der Aufzeichnungen gehalten werden müssen und für wie lang. Firmen revidiert für Befolgung und Strafen für das Halten nicht der genauen und passenden Aufzeichnungen umfassen Geldstrafen und mögliche Gefangenschaft. Indem sie ein Dokumentenmanagementsystem verwenden, haben Firmen Aufzeichnungen in einem sicheren, einfach, auf Platz zurückzugreifen.